7 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong 17 năm làm nghề

Thứ tư - 07/07/2021 11:00
7 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong 17 năm làm nghề
Ngày 05 tháng 02 năm 2021,
Từ khi bắt đầu bước chân vào nghề tổ chức sự kiện, chúng tôi đã trải qua rất nhiều những khó khăn, gian khổ. Đôi lúc tưởng chừng phải dừng lại. Nhưng những gì đã trải qua không cho phép tôi bỏ giở giữa chừng. Dần dần, chúng tôi quen với nghề, cộng thêm tính sáng tạo đột phá, chúng tôi dần trở thành một trong các công ty tổ chức sự kiện hàng đầu miền Bắc. Vươn dần lên là công ty có quy mô và tầm ảnh hưởng trên cả nước.
Với gần 20 năm kinh nghiệm tổ chức các event, với số lượng hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ ở nhiều tỉnh thành khu vực, chúng tôi tự tin về kinh nghiệm làm nghề của mình. Vì vậy, để nghề tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện được tiếp tục phát triển hơn nữa. Tôi sẽ chia sẻ thêm cho các bạn 7 bài học xương máu mà tôi đúc kết được sau từng ấy năm.

 ⇒ Tổ chức lễ khởi công động thổ chuyên nghiệp uy tín

BÀI HỌC 1: QUẢN LÝ KỲ VỌNG CỦA KHÁCH HÀNG

Có thể bạn không tin. Nhưng!
Đôi khi chúng tôi không có lựa chọn khác ngoài việc từ chối hoặc hạ thấp kỳ vọng của khách hàng. Mặc dù chúng tôi biết mình luôn phải cố gắng hết sức vượt qua những trở ngại. Nhưng ngân sách hạn chế dẫn đến các yếu tố khác khó lòng mà tròn vẹn được. 
Vì vậy chúng tôi sẽ trao đổi thẳng thắn với khách hàng. Nói chính xác cho họ những gì có thể và không thể làm. Và để họ đặt ra những kỳ vọng thực tế hoặc thay đổi ngân sách tổ chức. Điều này có thể giúp chúng tôi xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng. Vì họ hiểu rằng chúng tôi sẵn sàng làm việc chăm chỉ hơn vì họ.

 
 

BÀI HỌC 2: GIAO TIẾP

Kỹ năng "giao tiếp" là một điều không thể thiếu đối với nghề tổ chức sự kiện. Bởi trong quá trình làm việc, bạn có thể phải làm việc với những người bạn biết hoặc không biết. Hay làm việc với bên thứ 3 như ca sĩ, diễn viên, kỹ thuật viên... Kỹ năng giao tiếp hiệu quả có thể đảm bảo rằng chúng tôi thực hiện kế hoạch tổ chức suôn sẻ.
Chúng tôi có thể hỏi khách hàng ý tưởng của họ là gì và đâu là yếu tố quan trọng đối với họ? Cho dù đó là món ăn sáng tạo hay yêu cầu thiết bị nghe nhìn đặc biệt, chúng tôi có thể hợp tác với khách hàng để xác nhận những nhân lực và vật liệu khác nhau cần thiết để tổ chức sự kiện. Và thứ tự ưu tiên là gì? Chúng tôi cũng cần xác nhận trước với nhóm của mình và các đối tác về quy trình trong ngày, phác thảo, chi tiết bố cục...
Và để duy trì các tiêu chuẩn một cách chính xác và nhất quán. Trao đổi trước và trả lời các câu hỏi có thể xảy ra của các thành viên trong nhóm có thể làm giảm hiểu lầm và hiểu sai, do đó giảm thời gian giao tiếp trong nhóm trong quá trình thực hiện hoạt động.
 
 

BÀI HỌC 3: THOÁT KHỎI LỐI SUY NGHĨ CỐ HỮU

Khi lên kế hoạch cho một sự kiện với quy mô và tính chất bất kỳ, sự sáng tạo là rất quan trọng. Cho dù đó là một sự kiện quy mô nhỏ trong vài giờ hay một sự kiện MICE quy mô lớn kéo dài trong nhiều ngày. Luôn có những cách để làm cho trải nghiệm của người tham gia trở nên mới lạ và thú vị. 
Chúng tôi có thể chuyển các hoạt động trong nhà ra ngoài trời, hoặc chuyển các hoạt động ngoài trời vào trong nhà, hoặc tạo chủ đề retro để tạo bất ngờ.
Chúng tôi cũng có thể nghĩ về một bước nữa và tích hợp chủ đề của sự kiện vào tất cả các khía cạnh, bao gồm lời mời, dịch vụ ăn uống hỗ trợ, địa điểm, đạo cụ và trang trí, v.v. Khi ngân sách có hạn, bạn có thể thử nhảy ra khỏi chế độ suy nghĩ cố hữu và tìm các giải pháp khác. Ví dụ, chi phí trang trí và trang trí hoa quy mô lớn rất cao, có lẽ chúng ta có thể sử dụng trái cây và rau thay thế!
 

BÀI HỌC 4: CÓ PHƯƠNG PHÁP

Như một người lập kế hoạch tổ chức sự kiện của chúng tôi đã nói, chúng tôi phải có đôi mắt nhạy bén như đại bàng và chú ý đến mọi khía cạnh của mọi sự kiện, bởi vì có hàng trăm nhiệm vụ lớn nhỏ đang chờ chúng tôi hoàn thành một sự kiện. Do đó, tìm cách duy trì tổ chức, kiểm soát nhịp điệu và theo dõi các động lực - đây là điều quan trọng nhất trong công việc của một người lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Khi quan niệm một sự kiện, cảm hứng có thể đến từ bất cứ đâu, và những thay đổi về kế hoạch, yêu cầu, nhân lực,… cũng có thể xảy ra mọi lúc, mọi nơi. Tìm cách ghi lại những suy nghĩ, dự án và nhiệm vụ của bạn để bạn không quên chúng. Tạo sơ đồ tổ chức, bảng sắp xếp chỗ ngồi, bảng bố trí tầng, tổng quan hoạt động và danh sách trách nhiệm và các tài liệu khác để giảm chi phí giao tiếp với đồng nghiệp và nhà cung cấp bên ngoài. Chúng tôi cũng có thể sử dụng hệ thống quản lý tác vụ trực tuyến và các công cụ cheat sheet để đảm bảo rằng tất cả các tác vụ liên quan đến sự kiện đều được thực hiện một cách có trật tự.

⇒ Làm thế nào để thu hút người tham gia sự kiện
 

BÀI HỌC 5: CÁ NHÂN HÓA

Chúng tôi cũng hỏi những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện của chúng tôi về những xu hướng mà chúng tôi đã quan sát thấy trong năm 2020. Họ đã đưa ra câu trả lời gần như giống nhau: cá nhân hóa. Đây là xu hướng không thể bỏ qua trong lĩnh vực tổ chức tiệc. Trong thời đại của chúng ta, sự tập trung của người tiêu dùng vào trải nghiệm của các hoạt động tiệc đang thay đổi nhiều hơn. Thêm các yếu tố ấm áp và cá nhân hóa vào sự kiện có thể tạo ra những kỷ niệm lâu dài đáng chia sẻ cho những người tham gia và do đó có thể tạo ra danh tiếng tốt cho khách sạn và đơn vị tổ chức sự kiện, cho phép khách hàng quen thuộc trở lại trong tương lai.
Hãy để khách tự làm quầy thức ăn tự ghép, bếp nấu ăn tại chỗ, dịch vụ trang trí, viết chữ và in ấn theo yêu cầu - có rất nhiều hình thức trải nghiệm cá nhân hóa khác nhau. Có thể mong muốn nghiên cứu những dịch vụ cá nhân hóa có thể đạt được ở vị trí của khách sạn, có lẽ bạn có thể tìm thấy nhiều lựa chọn ngoài sức tưởng tượng!
 

BÀI HỌC 6: HỌC LÀ VÔ TẬN

Làm theo cách cũ sẽ ngăn cản chúng ta tiến lên phía trước. Ngành tổ chức sự kiện tiệc không ngừng phát triển. Cho dù bạn là người mới trong ngành hay một chuyên gia có kinh nghiệm, việc liên tục mở rộng kỹ năng và hiểu rõ xu hướng thị trường mới sẽ luôn mang lại lợi ích cho bạn mà không gây hại. Khi rảnh rỗi, hãy nhớ tham gia một số khóa đào tạo, hội thảo, diễn đàn và thậm chí đăng ký một số chương trình trao đổi nhất định, học các kỹ năng mới và chia sẻ kiến ​​thức và ý tưởng. Điều này cũng có thể giúp chúng tôi mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp của mình.
Ngoài ra, một số nhà tổ chức sự kiện có khách hàng từ nhiều ngành khác nhau. Việc nắm bắt các xu hướng và động lực trong ngành của khách hàng cho phép chúng tôi hiểu rõ hơn nhu cầu của họ khi tổ chức sự kiện và cung cấp cho họ những đề xuất thiết thực.
 

BÀI 7: CHÚ Ý ĐẾN CHI TIẾT

Là những người tổ chức sự kiện, chúng ta phải chú ý đến từng chi tiết, từ việc sắp xếp bàn ăn đến các yêu cầu về chế độ ăn uống của khách. Chúng tôi phải quan tâm đến nhu cầu cá nhân của từng khách để mọi người cảm thấy rằng họ đang được đón tiếp nồng nhiệt. Ví dụ, chúng ta nên biết trước có khách nào bị dị ứng với thức ăn nào hay không, và thông báo trước cho nhóm phục vụ để có những sắp xếp tương ứng.
Hỗ trợ nhà tổ chức kiểm tra những thiếu sót cũng là một phần của công việc tổ chức sự kiện. Khi lập kế hoạch, chúng ta nên tập trung vào mục đích và mục tiêu của hoạt động. Ví dụ, nếu đó là một sự kiện xã hội kinh doanh, chúng ta phải tìm cách thúc đẩy sự tương tác giữa những người tham gia và tạo ra một bầu không khí có lợi cho giao tiếp. Đôi khi, đóng gói và ăn thức ăn sẽ tốt hơn so với cách sắp xếp bàn truyền thống chỉ một người, một chỗ ngồi, bởi vì cách sắp xếp trước đây cho phép khách đi lại tự do và giao tiếp với nhiều người tham dự khác.
Trên đây là những chia sẻ chân tình của Đại Lâm khi làm nghề tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức, bạn có thể tham khảo qua dịch vụ của chúng tôi để có được lựa chọn tốt nhất.
Hotline: 090.320.5559
 

 
 
 

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây
NIST Telephone Time-of-Day Service +084 (903) 205-5559