Quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp

Thứ hai - 20/05/2019 17:20

Tổ chức sự kiện từ lâu đã trở thành công cụ truyền thông hiệu quả đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm lòng. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của một công ty, doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu sản phẩm của doanh nghiệp

Đây là bước cơ bản, đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Một sự kiện thành công thì không thể không nắm rõ sản phẩm mà bạn quảng bá.

Tìm hiểu sản phẩm giúp doanh nghiệp định vị được sản phẩm đó như thế nào. Từ đó, các agency dễ dàng lên ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện, đưa ra thông điệp truyền tải hiệu quả hơn.

2. Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, việc khó khăn nhất có lẽ là việc lên ý tưởng và chủ đề. Bởi việc đó bao quát toàn bộ sự kiện, từ hình thức bên ngoài đến chi tiết bên trong.

Hiểu được sản phẩm cần quảng bá, các agency sẽ dễ dàng lên ý tưởng nội dung một cách hiệu quả nhất. Thông thường, các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ làm chủ đề dựa trên đặc tính của sản phẩm.

3. Trình bày ý tưởng sự kiện bằng storyboard

Việc trình bày ý tưởng sự kiện bằng storyboard sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty khi tổ chức sự kiện. Từ đó, quy trình tổ chức sự kiện sẽ mạch lạc và dễ tiến hành hơn.

Storyboard giống như một bản demo trước chương trình, bao gồm:

Các mô phỏng
Hình vẽ
Hình thiết kế 3D...

4. Tạo “visual theme – mood and tone” cho sự kiện

“Visual theme – mood and tone” của một sự kiện là:

Chủ đề sự kiện.
Ý tưởng sự kiện.

Những chủ đề, ý tưởng này thể hiện một cách chi tiết và đậm nét hơn. Bao gồm:

Cảm xúc của chương trình.
Mục đích của chương trình.
Sản phẩm của sự kiện,...

5. Các bước thực hiện tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

5.1. Thủ tục xin giấy phép:

Thủ tục xin giấy phép là điều tiên quyết khi tổ chức sự kiện. Việc lơ là thủ tục này sẽ khiến cho cả chương trình bị gián đoạn.

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép, bao gồm:

Sở Văn hóa.
Thể thao và Du lịch.
Cục nghệ thuật biểu diễn.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Hạn nộp hồ sơ: 10 ngày trước khi diễn ra chương trình.

Đối với chương trình thời trang: trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày.

5.2. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao).
Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện
Hợp đồng ký với khách hàng.
Kịch bản nội dung sự kiện.
Giấy ủy quyền cho đơn vị tổ chức sự kiện.
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức.

Theo đó, các công ty sẽ phối hợp với khách hàng lựa chọn, quyết định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện. Nhiệm vụ của công ty là tư vấn các địa điểm phù hợp với tính chất buổi lễ và giá cả mà doanh nghiệp phải bỏ ra.

6. Lên kịch bản, timeline cụ thể

2 yếu tố trên giống như kim chỉ nam, dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Vì vậy, trong quy trình tổ chức sự kiện, lên kịch bản, timeline càng chi tiết cụ thể thì sự kiện càng diễn ra đúng quy trình. Tiếp đó, sự kiện sẽ tránh gặp phải các sự cố; tiết kiệm được thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

7. Hoạch định ngân sách

Công ty sự kiện sẽ liệt kê đầy đủ các hạng mục, giá cả, số lượng các thiết bị, sân khấu, đạo cụ,... của sự kiện. Tiếp đó, công ty sẽ có một bảng báo giá cụ thể, minh bạch, rõ ràng gửi tới doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết về quy trình tổ chức sự kiện của Đại Lâm sẽ giúp quý vị có thêm hiểu biết, lựa chọn được những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với mức giá hợp lý.