Những rủi ro người tổ chức thường gặp khi tổ chức sự kiện

Một sự kiện dù được chuẩn bị chu đáo, chỉn chu đến đâu thì cũng không thể tránh khỏi những sai sót, rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Do đó, nắm được các rủi ro sẽ giúp các bạn hiểu rõ và tìm được cách giải quyết nhanh chóng.

Rủi ro trong sự kiện xuất hiện khi nào?

Rủi ro trong sự kiện luôn luôn thường trực và có thể xảy ra bất cứ khi nào nếu gặp phải sai lầm dù là nhỏ nhất. Thực chất, không ai có thể biết trước chuyện gì đang đến và sẽ đến.

Chính vì vậy, tổ chức sự kiện thường được ví như một quả bom hẹn giờ. Não của một người làm sự kiện hầu như lúc nào cũng phải căng như dây đàn vì phải chịu rất nhiều áp lực, trách nhiệm và hàng tá công việc. 

Các rủi ro hay gặp phải khi tổ chức sự kiện

Rủi ro trong khâu thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện

Đây là một trong các rủi ro rất khó để khắc phục nhất. Địa điểm mới thường khó nắm bắt tức thì với các công ty sự kiện. Các công ty sẽ không đủ thời gian để chuẩn bị, thiết kế, thi công dẫn đến việc tổ chức khó khăn. 

Đặc biệt, việc thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức chuẩn bị.

Rủi ro trong khâu thay đổi thời gian diễn ra sự kiện

Thời gian diễn ra một sự kiện được lựa chọn rất kĩ lưỡng, phù hợp. Thời gian đó thường bao gồm cả lịch trình của ca sĩ, diễn viên, diễn giả...

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, ban tổ chức không kịp trở tay. Chỉ vì đến giờ chót công các ca sĩ, MC mới thông báo là không đến được...

Rủi ro trong khâu khách mời

Trong nhiều trường hợp, ban tổ chức không kiểm soát được số lượng người tham dự sự kiện. Gây nên hiện tượng khách mời không có chỗ ngồi, chen lấn, xô đẩy. Điều này ảnh hưởng không tốt đến sự chuyên môn của bên tổ chức.
 

Giải pháp quản lý rủi ro cho doanh nghiệp

Để quản trị được rủi ro, người làm công tác quản lý tổ chức sự kiện cần phải cân bằng được ba yếu tố:

• Thời gian.
• Con người.
• Nguồn lực tài chính...

Nhân sự tổ chức: Giao việc cho những cá nhân đủ khả năng chuyên môn tốt, chuyên nghiệp.

Tiến hành đào tạo nhân sự: Bạn cần có các biện pháp kiểm soát chất lượng công việc của nhận sự:

• Báo cáo hàng ngày.
• Chia nhỏ các cấp quản lý.
• Kiểm soát chéo để đảm bảo chất lượng...

Về thời gian: Tiến hành một kế hoạch tốt và quyết tâm thực hiện theo kế hoạch đó.

Tham khảo thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một người tự đứng ra tổ chức không thể kiểm soát được những tình huống rắc rối, những rủi ro không đáng có. Do đó, bạn nên tìm kiếm và lựa chọn, thuê những dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và kiểm soát rủi ro một cách đầy đủ nhất.
 

Đại Lâm cùng đội ngũ ekip tổ chức sự kiện có trình độ chuyên môn cao. Chúng tôi tự tin có thể giúp khách hàng tránh những rủi ro một cách đáng kể:

• Với vấn đề thay đổi địa điểm: Trước khi lên kế hoạch ý tưởng cho sự kiện, công ty thường có thêm phương án dự phòng. Lên các địa điểm khác dự phòng luôn là bước quan trọng, không thể thiếu.
• Với vấn đề thay đổi địa điểm thời gian: Công ty sẽ khắc phục bằng cách ẩy mạnh tốc độ làm việc hoặc kéo dài thời gian chuẩn bị. Công ty sẽ cố gắng khắc phục dựa trên năng lực và sự quyết tâm của nhân viên.
• Với đội ngũ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Đại Lâm chắc chắn sẽ mang đến cho khách hàng những sự kiện đặc sắc và hấp dẫn nhất.