Những điều quan trọng cần chú ý khi tổ chức sự kiện

Thứ ba - 12/07/2016 12:54
Trong quá trình tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì để có được một sự kiện hoàn hảo? Bạn cần lường trước những tình huống nào có thể xảy ra
Tổ chức sự kiện là một công việc khá phức tạp và có nhiều công đoạn cần phải giải quyết. Chính vì thế, trong quá trình tổ chức, có một số công đoạn cực kỳ quan trọng mà bạn có thể bỏ sót gây ảnh hưởng nghiêm trọng trực tiếp đến hiệu quả của sự kiện. Dưới đây là những điều quan trọng cần chú ý khi tổ chức sự kiện có thể bạn sẽ bỏ quên trong toàn bộ quá trình tổ chức sụ kiện. Những điều đó là gì và nó quan trọng ra sao? Hãy cùng tìm hiểu ngay

>>> Tiêu chí đánh giá thành công của một sự kiện
>>> Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

 

Giải quyết tình huống phát sinh


Để là một người tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, bạn cần lường trước được tất cả các tình huống phát sinh trong toàn bộ quá trình. Có một nguyê tắc bạn luôn luôn cần biết là rủi ro hay các tình huống bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào, khác nhau chỉ là ở chỗ người chuyên nghiệp sẽ nhìn thấy trước được việc này, tránh né một cách khôn khéo, dễ dang còn những người yếu kém thường thụ động đợi mọi chuyện xảy đến và chống đỡ lại. Việc thụ động như vậy khiến bạn giải quyết vấn đề không được khôn khéo, hao tổn nhiều sức lực và vật lực, kết quả không được như ý. Vậy thì điều cần lưu ý ở đây là gì? Trong quá trình xây dựng trương trình, bạn cần phải mở rộng tư duy, lường trước được tất cả những tình huống có thể phát sinh xảy ra. Ví dụ khi tổ chức lễ khai trương một vài trường hợp có thể bất ngờ ập đến như xe bên nhà cung cấp gặp trục trặc, các tiết mục chuẩn bị cho chương trình có vấn đề, không thể thực hiện. Bạn cần lên phương án B cho tất cả các tình huống có thể xảy ra này.
 
Những điều quan trọng cần chú ý khi tổ chức sự kiện 1

 
Luôn lên các phương án dự phòng cho tình huống phát sinh
 

Tổng kết và đánh giá sự kiện


Nhiều người bỏ qua bước cực kỳ quan trọng này trong quá trình tổ chức sự kiện. Đây chính là lý do bạn luôn luôn mắc cùng một lỗi mặc dù đã tổ chức rất nhiều sự kiện khác nhau. Ví như sau một lễ khánh thành, bạn luôn có cảm giác thở phào nhẹ nhóm và từ sự thỏa mãn này mà không xem xét lại để note ra những điều làm được hay chưa làm được ở sự kiện để tự rút kinh nghiệm cho mình. Vậy là bạn đã bỏ lỡ đi một lợi ích mà lần to chuc le khanh thanh du an này đem lại, đó là những kinh nghiệm quý báu, những sự việc bất ngờ đã xảy đến trong lần tổ chức sự kiện này để rút kinh nghiệm và hoàn thiện hơn cũng như có các đề đạt giải quyết tình huống phát sinh cho những lần tổ chức sau.
 
Những điều quan trọng cần chú ý khi tổ chức sự kiện 2

 
Tổng kết và đánh giá sự kiện để rút kinh nghiệm cho các lần tiếp theo
 

Tạo mối quan hệ sau sự kiện


Đây là một khâu cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu quả của sự kiện bạn tổ chức ra. Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp sau sự kiện là điều cần thiết để bạn có thể xây dựng được một mạng lưới khách hàng thân thiết, các đối tác tin cậy từ sau sự kiện tổ chức lễ khởi công, khai trương hay khánh thành. Đây chính là một lợi ích bạn sẽ bỏ lỡ nếu như không biết cách contact với các khách mời. Rất đơn giản, chỉ là một bức mail cảm ơn hay hỏi ý kiến phản hồi về buổi sự kiện cũng có thể làm cho khách mời cảm thấy bạn quan tâm đến mối quan hệ với họ.
 
Những điều quan trọng cần chú ý khi tổ chức sự kiện 3

Tạo mối quan hệ tốt với khách mời sau sự kiện
 
Trên đây là những điều bạn cần chú ý mỗi khi tổ chức một sự kiện quan trọng nào đó.Đây là những vấn đề mà mọi người thường hay quên do quá trình tổ chức quá nhiều công việc, nguồn lực có hạn trong quá trình tự tổ chức. Để hạn chế tình trạng này, bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Đại Lâm để đảm bảo các khâu được tổ chức trơn tru không xảy ra sai sót. Những vấn đề contact khách mời sau sự kiện bạn sẽ được phía bên công ty tư vấn và hướng dẫn tận tình để có thể thu lại được hiệu quả cao nhất từ sự kiện.
 

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM - ĐẠI LÂM EVENT


Trụ sở : Toàn nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Niêm, Hà Nội
Website sukiendailam.com.vn
Hotline: 0903 205 559 - Mr Tùng
Email : sales@sukiendailam.com.vn

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây