4 lưu ý quan trọng để tổ chức họp báo thành công

Thứ tư - 15/09/2021 00:00

Thông cáo báo chí hay họp báo là một sự kiện vô cùng trọng đại. Tại sao lại dùng từ "trọng đại" mà không phải là "quan trọng"? Đơn giản vì họp báo là sự kiện có tầm ảnh hưởng lớn. Và nó khác hoàn toàn cả về quy mô lẫn tính chất so với các sự kiện khác như khai trương, động thổ, hội nghị...Mỗi một lời nói, cử chỉ trong sự kiện sẽ đại diện cho lời nó, cử chỉ của công ty. Và công chúng cũng như khách hàng sẽ luôn có khả năng theo dõi từng giây từng phút. 

Mỗi công ty, doanh nghiệp khi tổ chức họp báo đều là để trình bày, giới thiệu một sự kiện quan trọng. Có thể là giới thiệu sản phẩm mới, hoặc thông cáo các vấn đề quan trọng về phương hướng phát triển... Vì vậy, mà doanh nghiệp nên chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chi tiết kế hoạch tổ chức họp báo, tránh các rủi ro có thể xảy ra. Để tiết kiệm nhân lực cũng như tiền bạc, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ trọn gói của các công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ.


 


Một số lưu ý quan trọng khi bạn xây dựng kế hoạch tổ chức họp báo cho doanh nghiệp:
 

1. Xác định thời gian họp báo


Thời gian tổ chức sự kiện vốn là yếu tố được cân nhắc kỹ lưỡng và cẩn thận. Nhưng đối với họp báo nó lại càng được quan tâm nhiều hơn. Bởi thông tin thời sự cần sự kịp thời, chuẩn chỉnh và khắt khe. Đúng thời điểm mới có thể phát huy được hết sự thành công của buổi họp báo. Thường các sự kiện thông cáo báo chí sẽ được tổ chức từ khoảng 9 - 11 giờ sáng, tránh cuối tuần và các ngày lễ. Vừa đảm bảo sự có mặt đông đủ của khách hàng. Vừa tiện cho các đơn vị truyền thông đến đưa tin.

Thời gian buổi họp báo sẽ diễn ra trong khoảng 2 giờ đồng hồ. Trong đó, 1 giờ đầu tiên các vị đại biểu và đối tượng liên quan sẽ phát biểu và trao đổi. Sau đó là thời gian đặt câu hỏi của các đơn vị báo chí truyền thông. 

Ngoài ra, khi đã xác định được thời gian thì doanh nghiệp cần chủ động gửi thư mời cho khách hàng trước 2 tuần diễn ra sự kiện. Nhằm tạo điều kiện để khách mời chuẩn bị và sắp xếp thời gian, Tránh báo sát ngày ảnh hưởng đến sự có mặt của khách quý.

 

2. Xác định địa điểm tổ chức họp báo


Các sự kiện họp báo là những sự kiện trang trọng. Vì vậy, địa điểm tổ chức họp báo ngoài các yêu cầu về quy mô, diện tích, địa điểm thuận tiện cho giao thông, di chuyển. Mà nó còn đòi hỏi về không gian rộng, sang trọng, quý phái. Các dịch vụ đi kèm như decor phải thật bắt mắt, sáng lấp lánh... Vì vậy, các khách sạn sang trọng, hay các hệ thông tổ chức hội nghị hội thảo cấp cao rồi trung tâm hội nghị quốc gia... thường là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, 

Ngoài ra, khi kết hợp cộng tác cùng các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ có ưu đãi nhiều hơn khi được sử dụng các voucher mà các khách sạn, trung tâm hội thảo - hội nghị... dành riêng cho các công ty sự kiện. Hãy lưu ý nhé!

Tham khảo: Tổ chức hội nghị - hội thảo - họp báo - tọa đàm

 

 

3. Khách mời được đề xuất

 

Danh sách khách mời tham dự cần được xác định trước. Họp báo không giống các sự kiện khác. Nó không cần sự tham dự của quá đông khách mời. Doanh nghiệp chỉ nên mời những vị khách đặc biệt và quan trọng, có sức ảnh hưởng đến sự kiện của mình. Đặc biệt, cần phải nên tạo lập các nhóm khách mời để thiết lập vị trí ngồi từ trước. Tránh các tình trạng ngồi không đúng vị trí, bất tiện trong quá trình di chuyển và phát biểu.

Các đơn vị truyền thông báo chí cần được sắp xếp tập trung tại một vị trí riêng để thuận tiện cho quá trình làm việc và đưa tin. 

 

4. Bố trí hoạt động và phân công lao động


Buổi họp báo không yêu cầu quá nhiều liên kết và hình thức, bố cục địa điểm tổ chức sự kiện cần ngắn gọn, bảng nền cần bao gồm nội dung, chủ đề, ngày tháng của thông cáo báo chí Bảng đăng nhập, bảng nền, thư mời v.v ... nên thiết kế theo phong cách giống nhau. Khách cấp cao ngồi hàng đầu, mang theo thẻ ngồi nếu cần, ghi rõ chức vụ và tên tuổi. Người phát ngôn phải có vị trí nhất định, đại diện cho hình ảnh của công ty, có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi của giới truyền thông và có khả năng kiểm soát tại chỗ nhất định. Nhân viên tại chỗ nên làm rõ việc phân công lao động trước, sắp xếp hợp lý để người tham gia đăng nhập và giữ chỗ, phân phát tài liệu công khai tại chỗ, duy trì trật tự tại chỗ, và đảm bảo sự tiến hành có trật tự của buổi họp báo sự kiện.

 

Liên hệ tư vấn công ty Tổ chức sự kiện Đại Lâm:

  • Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm
  • Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội
  • Hotline: 0903 205 559
  • Website: tochucsukiendailam.com


Đọc tiếp: Mẫu kịch bản hội nghị tri ân khách hàng của doanh nghiệp

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây
NIST Telephone Time-of-Day Service +084 (903) 205-5559