Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện thường niên của công ty, doanh nghiệp. Đây không chỉ là sự kiện tri ân thông thường mà thông qua đó định Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp. Dưới đây là mẫu chi tiết kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp.

Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên của doanh nghiệp.

Trước khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, ban tổ chức cần xem xét đến 3 yếu tố cơ bản:

• Tính sự kiện.
• Tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng).
• Tính gắn liền với doanh nghiệp.

Sau đó, mọi người bắt tay vào tìm kiếm địa điểm và chọn thời gian tổ chức hội nghị. Việc lên ý tưởng và mẫu kế hoạch nên được sớm chuẩn bị. Có thể đặt trước ít nhất 3 tuần và đặt phòng trước 1-2 tháng. Tránh tình trạng không tìm được chỗ do nhu cầu tổ chức quá lớn.

Lên danh sách khách mời tham dự

Số lượng khách mời chương trình ảnh hưởng trực tiếp đến:

- Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức.

- Chuẩn bị thư mời, quà tặng.

- Chuẩn bị ngân sách chương trình.

- Thống nhất đặt tiệc (nếu có).

- Đảm bảo trang trọng trong quá trình đón tiếp.
 

Thiết kế, xây dựng kịch bản chương trình

- Thời gian, thời lượng cho từng tiết mục trong sự kiện

- Tên tiết mục, phân loại tiết mục.

- Nội dung lời dẫn của MC.

- Người phụ trách.

- Ghi chú về công đoạn chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, nhân sự.

Công đoạn chỉnh sửa kịch bản là yêu cầu bắt buộc đối với các mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của doanh nghiệp hiện nay.

Bố trí nhân sự và thiết bị

Trong bất kỳ lĩnh vực nào, yếu tố con người, nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng, then chốt, thể hiện tính chuyên nghiệp và hiệu quả của sự kiện.

Đội ngũ nhân sự trong hội nghị khách hàng bao gồm:

• Quản lý sự kiện,
• MC chương trình,
• Ekip kỹ thuật hỗ trợ chạy chương trình,
• Lễ tân,
• Security,
• Camera man (nếu có ghi hình),…

Các thiết bị, đạo cụ chủ yếu:

• Thiết bị âm thanh – ánh sáng.
• Backdrop sân khấu.
• Nhà bạt.
• Photo booth.
• Gallery quảng cáo….

Ngân sách là vấn đề tiếp theo cần lưu ý cho doanh nghiệp khi tiến hành tổ chức hội nghị khách hàng. Tiết kiệm luôn là bài toán đau đầu với những người làm nghề sự kiện.

Trên thực tế, có rất nhiều những hạng mục cần lưu ý như: tiền thuê địa điểm tổ chức; tiền thuê/ mua sắm trang thiết bị; tiền thuê dụng cụ trang trí, nhân sự, cát xê cho khách mời, quà tặng, thực đơn ăn uống,…

Do đó, các khoản chi tiêu cần liệt kê cụ thể và chi tiết, khoa học. Đảm bảo tính hiệu quả của hội nghị.