Các bước cần thiết để quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Thứ bảy - 30/07/2016 12:02
Quản lý tốt khách mời chính là làm nên thành công của sự kiện và thể hiện sự chuyên nghiệp của một tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị không chỉ có khả năng nên kế hoạch tổ chức và xử lý tình huống tốt trong một chương trình sự kiện mà còn biết quản lý tốt khách mời tham gia sự kiện. Quản lý tốt khách mời chính là làm nên thành công của sự kiện và thể hiện sự chuyên nghiệp của một tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.


>>> Những yếu tố làm nên thành công cho tổ chức sự kiện

>>> Lựa chọn địa điểm nào là thích hợp cho sự kiện của bạn

 

Xác định số lượng khách mời tham dự

 

Các bước cần thiết để quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện 1
 
Xác định gần đúng với số lượng khách mời tham dự để có sự chuẩn bị tốt nhất
 
Nếu bạn là các công ty tổ chức sự kiện uy tín theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên nghiên cứu danh sách khách mời một cách kĩ càng. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước đầu tiên cơ bản. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ cso một danh sách ban đầu và tương đối chính xác số lượng khách mời. Và thời điểm chuẩn bị to chuc su kien le khoi cong, bạn nên thường xuyên cần phải liên hệ với khách mờ để cập nhập tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được chốt lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.
 

Kiểm soát tốt việc check in


 
Các bước cần thiết để quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện 2
 
Kiểm soát tốt việc check in thể hiện sự chuyên ngiệp của các công ty tổ chức sự kiện uy tín
 
Trước khu vực diễn ra sự kiện thường sẽ được đặt các bàn PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Tuy nhiên trong những sự kiện như tổ chức sự kiện khai trương công ty hay khởi công… thường sẽ có sự tham gia của các khách mời vip như cơ quan truyền thông hay chính quyền…bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những khách mời này. Đặc biệt hơn nữa cần có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết và hướng dẫn khách mời vào bàn check in.
 

Đảm bảo an toàn cho khách tham gia sự kiện                                                     


 
Các bước cần thiết để quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện 3

Đảm bảo an toàn cho khách mời tham gia và việc làm không thể thiếu khi tổ chức sự kiện

Thông thường những sự kiện tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm dùng để tổ chức sự kiện thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suót sự kiẹn là điều khá đơn giản. Nhưng nếu tổ chức sự kiện ở những khu vực phức tạp khó kiểm soát thì cần phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách mời được lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa an toàn hoặc lối thoát hiểm luôn phải thông thoáng để nếu có bất kì sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn khi có sự cố.
 

Trao quà lưu niệm trong trật tự


Sau khi tham gia le khanh thanh du an sẽ có màn trao quà lưu niệm ở cuối sự kiện. Nếu có quà tặng lưu niệm thì cần phải chú ý số quà nên vượt ít nhất là khỏag một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng như không lo không phát quà kịp cho khách đó là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, người trao quà đến tận tay khách mời.
Đây là những bước đầu tiên cơ bản cần thiết để quản lý khách mời trong tổ chức sự kiện. Quản lý khách mời tưởng chừng như là công việc đơn giản nhưng không hề dễ dàng chút nào nhất là với số lượng khách mời đông. Bởi vậy mà để quản lý khách mời một cách trật tự để giúp buổi sự kiện thành công tốt đẹp thì bạn hãy đến với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp như Đại Lâm.

 

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM - ĐẠI LÂM EVENT


Trụ sở: Toà nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Niêm, Hà Nội
Websitesukiendailam.com.vn
Hotline: 0903 205 559 - Mr Tùng
Email: sales@sukiendailam.com.vn


 

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây